Com organitzar un esdeveniment virtual?

En les últimes setmanes, gran part del sector empresarial s'ha vist forçat al teletreball. Se'ns ha instat a reunir-nos de forma telemàtica i els mitjans digitals estan cobrint més importància que mai. Així doncs, com en tot moment de canvi, existeix la possibilitat de reinventar-se amb un nou format d'esdeveniment: L'esdeveniment virtual o esdeveniment en línia.

Però com, com s'organitza un esdeveniment virtual… No et preocupis perquè en aquest article t'ensenyarem com organitzar un esdeveniment virtual i les claus per fer-ho de manera exitosa. Estàs preparat? Doncs comencem…

Avantatges de realitzar esdeveniments virtuals

Planificar esdeveniments en línia s'està convertint en una necessitat per a les empreses i això, lluny de resultar un inconvenient, té diversos beneficis. Aquests són alguns dels més importants:

Reducció de costos

Els costos en l'organització de l'esdeveniment, com en el desenvolupament, viatges, dietes, etc., es veuen reduïts, de manera que l'empresa pot estalviar la major part d'aquest capital per invertir-lo en altres partides.

Augment en la taxa d'assistència

Al tractar-se d'esdeveniments digitals als quals es pot accedir des de qualsevol lloc amb connexió a internet i un ordinador o telèfon mòbil, la taxa d'assistència tendeix a ser més alta.

Accés a dades i resultats mesurables

Poder tenir un accés directe en temps real a les dades de les persones que estan participant en l'esdeveniment és extremadament valuós, ja que ens permet recopilar molta informació útil per a l'empresa i amb la qual es podrà mesurar de manera eficient el retorn de la inversió que estem tenint.

Com has pogut observar, aquestes són grans avantatges que converteixen els esdeveniments virtuals en una bona alternativa a les reunions tradicionals, fires i qualsevol altre tipus d'esdeveniment corporatiu que se t'acudeixi.

Passos per organitzar un esdeveniment virtual

A continuació, veurem quines són les claus fonamentals per tenir èxit quan organitzem un esdeveniment virtual, com ara, escollir el format ideal en què el transmetrem, tenir perfectament dibuixat el nostre target o públic objectiu, quins són els seus recursos, quin idioma parla i detalls que ben planificats ajudaran a aconseguir que el nostre esdeveniment sigui un èxit i compleixi amb els objectius que ens hem marcat.

Si és la primera vegada que organitzes un esdeveniment virtual, ¡no et preocupis! No és tan diferent de preparar un esdeveniment físic; al cap i a la fi, les accions que hauràs de realitzar són gairebé les mateixes, però canviant l'entorn. En els esdeveniments tradicionals treballaries en un entorn físic contractant un espai, enviant entrades… i en un esdeveniment virtual realitzes aquestes accions però dins de l'entorn digital.

Anem a explicar-te-ho de manera molt senzilla en només 4 passos:

1. Definir el format i la plataforma en què es desenvoluparà l'esdeveniment

Exactament igual que quan organitzem un esdeveniment tradicional en el món físic, hem de trobar el format ideal per al nostre esdeveniment digital. Pot ser una xerrada o conferència en línia, un taller, un curs virtual, una reunió en remot.

Un cop hem escollit un format, cal buscar la plataforma que s'adapti millor. Pots fer un Webinar que els teus assistents puguin guardar i repassar, una jam session amb presentació interactiva perquè els teus companys puguin actuar en temps real, un streaming amb possibilitat de preguntes i respostes…

Hi ha moltes maneres de fer-ho, i trobar la adequada és clau per assegurar-te que la informació que vols aportar arriba al teu públic, ja que a diferència d'un esdeveniment tradicional en què, per norma general, les persones es quedaran fins al final, en un esdeveniment digital és més fàcil la desconnexió. És a dir, és més fàcil que el públic abandoni si no troba el que està buscant.

Llavors, quina és la clau? Com puc aconseguir que el meu públic se senti satisfet i no abandoni? El món digital ens dóna l'oportunitat d'oferir una experiència única als nostres usuaris, ja que disposem d'un sense fi de recursos per aconseguir-ho. La realitat virtual, animacions 3D, infografies, gràfics interactius o intel·ligència artificial són recursos al teu abast per fer que el teu esdeveniment sigui dels més atractius i enriquidors per al teu públic.

2. Conèixer el teu target i adaptar-te a ell

Cada públic és diferent i per tal que el teu esdeveniment tingui èxit, has de conèixer el teu a la perfecció. Saber com es comporta, què li agrada, si té coneixements tecnològics o no, són dades que t'ajudaran a organitzar el teu esdeveniment de manera que pugui arribar millor a aquell públic al qual vols dirigir-te.

3. La promoció de l'esdeveniment és un punt clau de l'èxit

Si ningú s'assabenta que existeix el teu esdeveniment, òbviament l'esdeveniment serà un autèntic fracàs. Per això, igual que faries amb una reunió tradicional, has d'informar a tothom que pugui estar interessat quan tindrà lloc l'esdeveniment, on i per què han d'assistir.

Tenim infinites possibilitats en línia per promocionar-nos i arribar a moltes persones a un cost realment baix avui dia. És una bona oportunitat per donar-nos a conèixer i donar a conèixer el que fa la nostra empresa.

Podem començar fent promoció a les xarxes socials on estigui el nostre públic, compartint publicacions, etc. Però si volem una major afluència i arribar a més gent, no ens podem quedar només en això, ja que l'abast a les xarxes socials és realment baix per a les empreses. Des del màrqueting per correu electrònic a campanyes en Facebook Ads o Google són algunes accions que pots realitzar a més de publicar a les xarxes socials on es trobi el teu públic.

Aprofita el potencial d'Instagram i crea vídeos mostrant alguns avenços del que serà l'esdeveniment, per exemple, explica als teus usuaris com poden accedir-hi de manera fàcil i senzilla (sobretot si es tracta d'un públic que no domini els mitjans digitals).

4. Repassar tots els detalls

Després de tenir una imatge clara del teu públic objectiu, seleccionar el format i la plataforma per dur a terme l'esdeveniment i promocionar-lo a les xarxes apropiades, és important revisar que tot estigui correcte abans de llançar-lo.

Assegura't que la plataforma que vas a utilitzar tingui el suport necessari i que no hi hagi cap tipus de problema amb la connexió o l'experiència d'usuari, que el format que has escollit transmeti adequadament el missatge que vols transmetre i que sigui atractiu per als usuaris, de manera que puguis mantenir la seva atenció i evitar el rebote.

Conclusió

L'èxit del teu esdeveniment virtual dependrà en part d'una bona planificació, però recorda que tindràs pràcticament l'èxit a la teva mà si ets creatiu i saps utilitzar la tecnologia a favor teu per presentar innovacions que impactin i sorprenguin.

Estàs pensant en muntar un esdeveniment? Contacta'ns o visita Escaping.io per consultar el catàleg d'activitats en línia.