Organizar un team building con espacio y catering exige coordinar tres cosas: dónde estará el grupo, qué hará y cuándo comerá. La propuesta debe explicar cómo se conectan, desde el acceso para montar hasta el cambio de sala o el inicio del servicio de comida. Es habitual empezar buscando un lugar bonito y añadir después una actividad. Pero una sala que funciona para una presentación puede necesitar otra distribución para jugar, cocinar o construir en equipo. Elegir ambas cosas a la vez evita cambios de última hora. ## Primero, definid la jornada que queréis organizar El espacio necesario cambia según el peso de cada parte del evento. Una reunión con actividad al final necesita una solución distinta a una celebración que empieza directamente con un juego y termina con un cóctel. Antes de buscar ubicación, concretad cuatro datos: participantes previstos, horario completo, objetivo del encuentro y presupuesto disponible. Indicad también qué servicios tenéis resueltos. Si ya habéis reservado un hotel, tiene sentido estudiar sus salas antes de plantear otro desplazamiento. ## Qué espacio encaja con cada formato - **Vuestras oficinas.** Puede encajar cuando: Queréis integrar la actividad dentro de la jornada laboral. Qué conviene comprobar: Superficie libre, mobiliario, ruido y acceso para el montaje. - **Hotel con salas.** Puede encajar cuando: Combináis reunión, actividad y comida. Qué conviene comprobar: Distribución, equipos audiovisuales y cambio entre usos. - **Espacio de eventos.** Puede encajar cuando: Necesitáis una distribución específica o una jornada personalizada. Qué conviene comprobar: Qué incluye el alquiler, mobiliario, limpieza y horarios. - **Finca o recinto exterior.** Puede encajar cuando: Queréis dedicar más tiempo a estar fuera y moveros por equipos. Qué conviene comprobar: Transporte, sombra, baños y alternativa ante mal tiempo. - **Espacio gastronómico.** Puede encajar cuando: La cocina o la comida son una parte central del encuentro. Qué conviene comprobar: Equipamiento, puestos de trabajo y qué se sirve al terminar. El aforo anunciado es solo un primer filtro. Para valorar un espacio de [team building](https://www.teaminglabs.com/team-building/), interesa saber cuántas personas pueden participar con la distribución que necesita la actividad. ![Grupo numeroso en una sala de bodega con barricas, preparada para una actividad](https://api.teaminglabs.com/blogapp/image/466/) En el [buscador de espacios de Teaming Labs](https://www.teaminglabs.com/espacios-team-building/) podéis explorar opciones. La selección final se comprueba según la fecha, el formato y los servicios necesarios. ## Escoged una actividad compatible con la sala Una investigación por equipos, una construcción compartida y una ruta exterior ocupan el espacio de forma distinta. También cambian los materiales, el ruido y el tiempo que hace falta para preparar la actividad. ![Participantes preparando comida en mesas de trabajo dentro de una sala de reuniones](https://api.teaminglabs.com/blogapp/image/467/) Si la mañana empieza con una presentación en teatro, revisad dónde irán las sillas cuando llegue el momento del juego. Si las mesas se utilizarán también para servir la comida, habrá que coordinar el montaje y la recogida con el catering. Pedid que la propuesta identifique la distribución de cada fase. Un plano sencillo puede aclarar más que una lista de servicios. ## Elegid el catering según el momento de la jornada El formato de comida influye en el ritmo del evento. Un coffee break crea una pausa breve; una comida sentada reserva un bloque propio; un cóctel permite que las personas se muevan y conversen. - **Coffee break.** Encaje en la agenda: Pausa entre sesiones. Información que debe quedar clara: Productos, cantidades, bebidas y duración del servicio. - **Cóctel.** Encaje en la agenda: Encuentro distendido o cierre. Información que debe quedar clara: Piezas por persona, propuesta gastronómica, bebidas y reposición. - **Menú sentado.** Encaje en la agenda: Comida con tiempo reservado. Información que debe quedar clara: Platos, alternativas alimentarias y ritmo de servicio. - **Comida ligada a una actividad culinaria.** Encaje en la agenda: Elaboración y degustación dentro de la experiencia. Información que debe quedar clara: Qué prepara el grupo, qué se consume y si hace falta completar la comida. Una actividad de cocina no equivale automáticamente a un almuerzo completo. En una propuesta gastronómica, confirmad qué incluye la degustación y qué restauración adicional puede necesitar el grupo. ## Una agenda de ejemplo para una mañana de empresa Esta agenda es orientativa y sirve para visualizar las transiciones. No corresponde a un evento celebrado ni a un paquete cerrado. - **09:30–10:00.** Bloque: Llegada y bienvenida. Coordinación necesaria: Recepción del grupo y bebidas. - **10:00–11:00.** Bloque: Reunión. Coordinación necesaria: Sala, pantalla y sonido según necesidades. - **11:00–11:30.** Bloque: Coffee break. Coordinación necesaria: Pausa y cambio de distribución, si hace falta. - **11:30–13:00.** Bloque: Actividad de equipo. Coordinación necesaria: Material listo y explicación antes de empezar. - **13:00–13:30.** Bloque: Cierre y transición. Coordinación necesaria: Recogida y acceso al espacio de comida. - **13:30–14:30.** Bloque: Cóctel. Coordinación necesaria: Servicio, dietas especiales y cierre de la jornada. El montaje puede requerir acceso antes de la llegada del grupo. Si todo sucede en una única sala, comprobad que la pausa prevista permite hacer el cambio de forma realista. ## Cómo comparar presupuestos con los mismos criterios Un precio por persona puede incluir servicios distintos en cada propuesta. Para comparar, pedid el alcance de cada partida: - **Actividad:** diseño, materiales, dinamización, duración y personalización acordada. - **Espacio:** horas de uso, distribución, mobiliario y servicios incluidos. - **Restauración:** composición, cantidades, bebidas, personal y duración. - **Producción:** audiovisuales, montaje y necesidades adicionales. - **Logística:** transporte o alojamiento, cuando se necesiten. - **Coordinación:** tareas que asume la organización del evento y su coste. También deben quedar claras las condiciones de reserva, los plazos para confirmar asistentes y los impuestos aplicables. Así podréis valorar el coste del conjunto y los conceptos que pueden variar. ## Un ejemplo: actividad y comida en las instalaciones de la empresa Una empresa del sector del mueble quería reunir a unas 120 personas de uno de sus almacenes en Cataluña en una jornada que funcionara a la vez como comida de equipo y como team building, sin desplazarse a otro espacio. Para este [Paella Challenge para grandes equipos](https://www.teaminglabs.com/clientes/paella-challenge-grandes-equipos-espacio-propio/), se acondicionó la zona con mesas, equipo de sonido y dinamización, y la actividad se integró como parte de la comida. El caso muestra que el espacio, la actividad y el momento de comer se diseñan juntos, aunque el evento se celebre en un lugar que no está preparado para eventos. ## Cómo os podemos ayudar en Teaming Labs Podemos organizar la actividad y, mediante el servicio de [gestión de eventos 360º](https://www.teaminglabs.com/servicios/organizacion-de-eventos-360/), coordinar los servicios adicionales que necesitéis. El alcance y el coste se concretan en la propuesta. Enviadnos ciudad, fecha, participantes, horario y presupuesto orientativo. Si ya tenéis un espacio o catering reservado, indicadlo también. A partir de ahí, os ayudamos a encajar la actividad dentro de vuestra jornada. ## ¿Listo para organizar tu Team Building? Reserva ahora tu actividad de team building y transforma tu equipo en una experiencia única e inolvidable. ### Pide un presupuesto Solicita información sobre nuestras actividades de team building